为规范广东省畜牧兽医学会（以下简称“学会”）的财务管理工作中的报销和审批行为，明确学会财务支出的内部流程及审批权限，规范财务管理流程，完善健全学会财务内控制度，确保健康持续发展，制订本制度。

一、管理范围

财务支出具体包括与学会工作有关的费用借支、费用报账、办公物品采购及房租/物业费/水电费支付等。

二、审批/报销要求

所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程。任何费用在发生之前都应先履行请示/申请审批程序（如：预算、出差申请审批单），非经允许，超时间、超范围发生的费用一概不予报销。

原则上在费用发生或活动结束一周内予以报销支付完成，最迟不得超过20日，否则相关人责任人员应说明情况并取得上级同意方可。

三、审批/报销流程

经办人（填单，并附上预先的请示/申请审批单）→财务核对→常务副秘书长初审→秘书长复核→理事长长审批→出纳支付。

所有审批应抄送关联人员和秘书处全体人员。

四、其它规定

1、会议费

指会议场地租用费、住宿费、交通费、物品费、餐费、工程费、广告费等费用。

经办人在报销单中需注明以下信息：开会名称、会议地址、物品清单，会议费用应按场地租用费、住宿费、交通费、物品费、餐费、工程费、广告费等分类汇总，直接写会议费用××元的不予报销。

2、奖励费

在会议同时发生的奖励费用应单独填写报销单，按奖励费用规定报销。经办人在报销奖励费用时应注明以下信息：奖励条件，奖励内容，奖励人员，并附获奖者签收清单。

3、招待费

经办人在报销招待费用时应注明以下信息：招待时间，招待对象，陪同人员，招待地点。

4、特殊情况

遇紧急情况时，应电话、微信或邮件通知学会相关领导，得到许可后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销的依据。

5、报销单规范

报销人应将发票及相关附件（如付款截图等）分类逐张整齐地粘贴在报销单，完整规范地填写相应的报销单。

完整的报销单据应包括以下：

1）报销单：如图。

2）票据：各类合规发票、行政事业单位收据。

3）凭证附件：与票据相对应的支付截图、行程单、审批单、会议通知等。

4）领款人账号信息：包括姓名、身份证号码、账号及开户行等。

6、后补发票

需要先转账后才能取得发票的支出，经办人要填写“预先转账申请审批单”，经有关领导同意后方可办理。

五、附则

（一）如国家法律法规调整或当地政府另有特殊规定，与本办法有相悖之处，按当时或当地规定执行。

（二）本制度经2026年1月11日第十一届理事会第二次会议表决通过，即日施行。

（三）本办法由秘书处负责解释。