为确保广东省畜牧兽医学会（以下简称“本会”）各项工作规范、高效、优质, 依据《社会团体登记管理条例》和本会《章程》制定本制度。

一、印章、文件管理责任

秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件及档案管理的责任部门。

二、本会行文使用规范

“粤牧医学”适用于以本会名义发出的文件，包括上行文、对会员、会员单位等的正式文件，该文号须加盖本会印章。

“粤牧医学标”适用于团体标准业务。

“粤牧医学评”适用于科技成果评价业务。

“粤牧医学职”适用于职业技能等级认定业务。

三、各类行文实行谁起草谁校对的原则

秘书处对文件负责起草、校对、审核，报理事长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

四、行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

五、各类文件行文须按照《文件规范与审批流程》报批。

六、各级单位的来文、来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。

七、秘书处根据来文来函的等级转发给相关领导阅批。

八、每年本会行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

九、本会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

十、秘书处负责印章的保管和使用记录，并设专人负责此项工作。印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管，印章管理责任人如因工作变动，需与继任者及时到办公室办理印章交接手续。

十一、“广东省畜牧兽医学会”印章使用的审批权限

（一）本会的公章由专人负责，日常一般性事务审批权限为常务副秘书长。

（二）财务支出，重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金运作等“三重一大事项”审批权限为秘书长和理事长。

十二、本会财务专用章由本会财务主管负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

十三、印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。若因工作需要，确需将印章带出使用，须经秘书处负责人同意后方可带出，并由印章保管人陪同外出使用。印章外出期间，只可将印章用于申请事由，借用人须对印章的使用后果承担一切责任。

十四、本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由财务主管负责保管，经理事长（或授权人）批准后开具，并留底备查。

十五、经审批通过的用印，印章管理者必须第一时间积极配合经办人用印。印章管理者不得以工作忙没空、文件不符合要求等理由推诿敷衍、刁难经办人，否则应为影响工作效率和执行力负责。

十六、本制度经2026年1月11日第十一届理事会第二次会议表决通过，即日施行。

十七、本制度由学会秘书处负责解释。